こんにちは！
世の中には、時短術や仕事術といった本がたくさんあります。
現代の日本は、本当に忙しくて時間が足りません！
時間が足りない中で、仕事をこなしていかなければいけない…
仕事は忙しいけど、プライベートの時間も確保したい！
それが現代の日本人の悩みです。
私もその1人…
周りの人より飲み込みが遅くて、ポカミスが多い私は、はっきり言って、仕事がめちゃくちゃ遅かったです。
人が30分でできるところを、私は1時間、1時間半もかかっていました。
それが、あることをきっかけに、人並みに仕事が早くなりました！
今では「仕事早いな」なんて、周りから言われるようにまでなりました。
仕事が遅いことで悩んでいる方の助けになれば幸いです。
仕事が遅くなる理由
「仕事が遅い」と言われていた頃の自分を思い返してみたり、仕事の遅さが有名な方を分析した結果、遅いなりの理由があることが分かりました。
それをご紹介します！
毎回白紙からスタートしている
仕事が遅い方がよくやっていることの1つ目「毎回白紙からスタートしている」！
書類作成に言えることですが、毎回白紙からスタートすることは、決して悪いことではありません。
誤入力の防止になりますからね。
ですが、毎回白紙からスタートしていては、時間がかかってしまいます。
記載内容を確認してタイピングする。
記載内容を確認するのにも時間がかかってしまうし、タイピングにも時間がかかってしまう…
タイピングが苦手な方は、余計に時間がかかってしまいます。
何度も言いますが、白紙からスタートすることは決して悪いことではありません。
ですが、ある程度のスピードを求められる現代の仕事の環境下では、「毎回白紙からスタートする」ことはナンセンスです。
型が決まっていない
文章を書く場合、接客する場合、どちらにも言えることですが、型が決まっていないと、時間がかかってしまいます。
日々の業務をこなしていると、各業種によって、型（パターン）が決まっていることが多々あります。
その型（パターン）を習得することで、仕事が早くなります。
ですが、型（パターン）を習得せずに、毎回同じ場面で悩んでいては、どうしても時間がかかってしまいます。
また、ミスも多くなってしまう…
ミスも減らし、短時間で仕事をこなすためには、やはり型（パターン）が決まっていないと難しいです。
終わりの時間を決めていない
終わりの時間を決めていないということも、仕事が遅くなってしまう要因の1つです。
「とりあえず、この仕事を終わらせよう」
そう思って仕事に取り掛かると、ダラダラと時間だけが過ぎていってしまいます。
集中している時は良いですが、一旦集中力が切れてしまうと、なかなか仕事が進まなくなります。
期限を設けていたら「あと◯分しかない！頑張ろう！」という気持ちにもなりますが、期限がないと「今日中に終わらせられればいいか」と時間のメリハリがなくなってしまいます。
終わりの時間を決めたら「必ず守る」ということも重要です。
未だに私もやってしまいますが、終わりの時間を決めても10分〜15分オーバーしてしまうことが多々あります。
目標時間をオーバーすると、気が焦って、ミスが多くなってしまいます。
このパターンに入ると最悪！
ミスをカバーする時間が必要になるので、結局は膨大な時間がかかってしまいます…
仕事が早くなる方法
ここまで「仕事が遅くなる理由」を説明してきました。
早い話、遅くなる理由とは逆のことをすれば、仕事が早くなります（笑）
ですが、注意することが何個もあると、やる気が削がれてしまいますよね…
そこで、仕事が早くなる方法を、ギュッと1つにまとめたので、ご紹介します！
「テンプレート」を作成する
仕事が早くなる方法、それは「テンプレートを作成する」です！
本当にこれだけ（笑）
これをするだけで、2回目以降は劇的に早くなります。
仕事は、毎回状況が変わる生き物の様なものです。
全く同じシチュエーションなんて、絶対にありえません。
ただ、全く違うということもない。
ある程度、共通する部分があります。
その「共通する部分」をテンプレート化してしまえばいいんです。
定型文がその1つ。
定型文は、文章をテンプレート化したものです。
「お決まり文句」ですね。
定型文があると、お客様の名前や契約場所、時間といった箇所を変更するだけで済みます。
一度テンプレートを作ってしまうと、後はテンプレートに添って仕事をしていけばいいだけ！
書く内容は決まっているので、変動文字の箇所の箇所を埋めることができるように仕事をしていけば、劇的に仕事が早くなります。
テンプレートの整理
テンプレートは定期的に整理しましょう。
仕事を続けていくと、テンプレートは1つに収まらなくなってきます。
テンプレートが増えると、目的のテンプレートを探すのに時間がかかってしまいます。
それでは、時短を目的に作成したテンプレートの意味がなくなってしまいます。
テンプレートを探す手間を省くためにも、定期的な整理が必要です。
ジャンル別にすると分かりやすいですよ。
例えば、「契約時」「解約時」「変更時」など、フォルダーに分けて管理すると、目的のテンプレートを見つけやすくなります。
また、テンプレートは改善ポイントが見つかる度に変更することがオススメです。
テンプレートを作った頃というのは、仕事の経験が少ない時ですよね。
経験を積んでいくうちに、改善すべきポイントが必ず見つかります。
「こうした方が早くなる」「こう変えたらお客様に喜ばれる、上司にも分かりやすくなる」といった発見があるはず。
どんどん反映していきましょう。
すると、仕事が早くなるうえに、完成度の高いテンプレートが仕上がっていきます。
これで明日から「仕事が早い人」の仲間入り
テンプレートの素晴らしさに気付いていただけたでしょうか。
一度テンプレートを作ってしまえば、次から同じ仕事をする場合、時間は半分以下になります。
「仕事が早い」というのは、仕事ができる人の象徴です！
早いだけで「あいつは出来るやつだ」という印象を与えることができます。
良い印象は、昇進にも影響してきます。
昇進すると給料も上がりますし、自分の意見も通しやすくなります。
自分の思うように仕事を進めることができるようになるんです。
自分の思い通りに仕事ができるようになれば、一気に仕事が楽しくなってきます。
話が飛躍しましたが、テンプレートを作って仕事のスピードを上げることは、仕事を円滑に進めていく方法の1つです。
テンプレートを作って「仕事が早い人」の仲間入りをしましょう！
まとめ
・毎回1からスタートしていては、仕事が遅くなってしまう
・テンプレートを作ると、仕事が劇的に早くなる
・仕事の早さは「出来るやつ」のバロメーター
最近は、書面での仕事が減り、ほとんどがパソコンやオンライン上でのやり取りが多くなりました。
パソコンやオンライン上での仕事が多くなってくると、益々テンプレートが活きてきます！
書面ではなく、データで管理することで足りますからね。
過去の上司から「次同じ仕事をする時に、1秒でも2秒でも早くできるようになる工夫を怠るな」と指導をいただいたことがあります。
私の中に、ずっと残っています。
仕事は、「早いこと」が全てではありません。ただ、早くなれば自由な時間が増えて余裕ができます。
余裕ができると、職場の人や家族に優しく接することができる。
仕事が早いことは、メリットが非常に多いです。
もし、今現在、仕事が遅いことで悩んでいる方がいらっしゃいましたら、是非「テンプレート作成」をオススメします。
「テンプレート作成」が悩みの解決策になれば幸いです(^^)
